Zoom-Infos

Bestellung

Gemeinden im Bund FeG können vergünstigt Zoom-Jahres-Lizenzen bekommen. Infos dazu hier: https://zoom-lizenzen.feg.de/

Abstimmungen/Wahlen durchführen

Seit dem FeG-Bundestag 2020 werden wir immer wieder gefragt, wie wir das mit den Abstimmungen/Wahlen gehandhabt haben. Hier mal eine Liste der wichtigen Punkte.

• Zuerst muss man auf der Zoom-Homepage (eingeloggt als der User, der das Meeting startet) auf Kontoverwaltung und dann auf Kontoeinstellungen gehen.
  • Unter In Meeting (Grundlagen) muss der Punkt Umfragen aktiviert werden
  • Ein bisschen weiter unten muss der Punkt Feedback ohne Worte aktiviert werden
• Bei der Erstellung des Meetings muss der Haken Registrierung: erforderlich aktiviert werden. Dadurch wird ein Registrierungslink aktiv, wo sich alle Stimmberechtigten registrieren können - man muss natürlich kontrollieren, dass es nur Stimmberechtigte sind. (Der Haken Nur berechtigte Nutzer können teilnehmen darf nicht an sein, klingt zwar gut, aber dann kommen nur Menschen mit einem eigenen Zoom-Account rein)
• Nachdem das Meeting erstellt ist, muss man nochmal das Meeting bearbeiten und ganz unten bei Registrierung auf bearbeiten gehen und den Haken Teilnehmern ermöglichen, von mehreren Geräten aus beizutreten entfernen (bei Abstimmungen ist es so, dass nicht jede Registrierung sondern jedes Gerät, was an der Sitzung teilnimmt, abstimmen kann).

Durch die Einstellung Feedback ohne Worte werden im Bereich Reaktionen verschiedene Schaltflächen (Hand heben, ja, nein, langsamer, schneller…) sichtbar. Die kann man gut für offene Abstimmungen nutzen (beim Host werden dann im Bereich Teilnehmer Zahlen eingeblendet, wie viele TN gerade diese Schaltfläche gewählt haben). Die Umfragen eignen sich sehr gut für geheime Wahlen (man kann natürlich auch Entlastungen und offene Abstimmungen darüber machen, ist halt etwas mehr Aufwand). Die Umfragen kann man im Vorfeld erstellen, wenn man das schon angelegte Meeting bearbeitet, gibt es ganz unten (bei der Registrierung) auch den Punkt Umfragen.

Ansonsten ist für die Tontechnik bzw für die Zoom-Teilnehmer noch sehr wichtig, dass alle per Zoom teilnehmenden, die Sprachbeiträge in den Saal bringen wollen, Kopfhörer bzw Headsets benutzen. Ansonsten kann es zu unschönen Echo-Schleifen kommen.

Meeting ohne Zugangsdaten durchführen

Wenn eine Person, die die Zugangsdaten nicht hat, ein Meeting durchführen soll, geht das folgendermaßen:

1. Die/Der Accountinhaber-/in muss das Meeting erstellen.
2. Dabei darf der Haken bei Warteraum nicht gesetzt sein.
3. Der Haken bei Teilnehmern die Teilnahme erlauben Jederzeit muss gesetzt sein.
4. Danach noch die Einladung zum Meeting (Meeting-ID, Kenncode und Link) weitergeben.
5. In diesem Fall sind alle TN in dem Meeting gleich(nicht)berechtigt und können miteinander reden, es gibt aber keinen Host (also keine Bildschirmfreigabe, keine Möglichkeit, aus der Ferne stummzuschalten...)

Mit Host-Rechten

Wenn bei diesem Meeting Host-Rechte benötigt werden, geht das folgendermaßen.

1. Im Browser auf zoom.us einloggen und auf Profil gehen: https://zoom.us/profile
2. Unten neben Moderatorschlüssel auf Anzeigen klicken und den Schlüssel kopieren.
3. Diesen Schlüssel an die berechtigte Person (und nur an diese Person) weitergeben.
4. Während eines Meetings (an dem der Accountbesitzer nicht teilnimmt - wenn es schon einen Host in dem Meeting gibt, klappt das nicht) kann man auf diesem Weg Host-Rechte bekommen:
   1. Unten in der Leiste auf Teilnehmer klicken
   2. Ganz unten rechts in der Teilnehmer-Leiste auf Den Host beanspruchen klicken
   3. In dem Popup-Fenster, das erscheint, den Moderatorschlüssel eingeben.

Digitales Gemeindehaus

Es besteht auch die Möglichkeit, den persönlichen Meetingraum in Zoom zu nutzen und so dauerhaft mehrere Unterräume zur Verfügung zu haben.

Diese können unter https://zoom.us nach dem Einloggen folgendermaßen dauerhaft angelegt werden:

1. Links oben Meetings
2. Rechts Karteikarte Privater Raum
3. Unten Button Bearbeiten
4. Unten Optionen Einblenden
5. Haken Vorauswahl des Breakout-Raums setzen
6. Räume erstellen - hier die gewünschten Räume eintragen und benennen

Eine Anleitung hat uns erreicht, hier ist die docx-Datei zum weiteren Anpassen verfügbar, die kann dann in der Gemeinde weitergegeben werden: Download

Zwei Meetings gleichzeitig

Wenn mit einem Account zwei Meetings gleichzeitig durchgeführt werden sollen, geht das laut Zoom-Hilfe folgendermaßen:

Beide Meetings müssen vom ursprünglichen Meeting-Host gestartet werden, nicht von einem alternativen Host. Der Host kann das Meeting verlassen und Host-Berechtigungen an einen anderen Benutzer übertragen, sollte dies notwendig sein.

Account mit mehreren Leuten verwalten

Generell ist es so, dass Zoom-Lizenzen personenbezogen sind, für die Arbeit ergeben sich daraus manchmal Schwierigkeiten. Zoom versucht auch, das Teilen von Accounts schwer zu machen. Dazu gehört, dass beim Einloggen auf einem neuen Gerät ein Link an die hinterlegte Adresse geschickt wird, mit dem man die Anmeldung bestätigen muss. Eine mögliche Lösung dafür ist, die E-Mail-Adresse des Accounts auf einen Verteiler zu ändern (z. B. zoom@gemeindename.de) und in diesen Verteiler alle Menschen zu packen, die den Account verwalten können sollen. Damit kriegt man auf jeden Fall den Link zugeschickt, wenn man sich einloggen will.

Anmeldung von Gmail-Anmeldung auf Passwort-Anmeldung umstellen

Zoom erlaubt die Anmeldung mit einer Gmail-Adresse, bei der die Authentifizierung von Google und nicht von Zoom durchgeführt wird (wird Single-Sign-On oder SSO genannt). Im Gemeindeumfeld knallt das aber manchmal, deshalb kann es hilfreich sein, ein Passwort zu vergeben, sodass man das Zoom-Passwort auch weitergeben kann.

Dafür muss man folgendes tun:

1. Auf die Seite https://zoom.us gehen
2. Wenn man dort eingeloggt ist oben rechts auf das Bildchen klicken und auf Abmelden.
3. Dann oben rechts auf Kostenlose Registrierung klicken und ein Geburtsdatum angeben.
4. Dann die bisherige Adresse des Zoom-Accounts (müsste eine @gmail.com-Adresse sein) in genau der gleichen Schreibweise eingeben, wie sie bisher schon bei Zoom angegeben ist (Achtung in dem Fall ist @googlemail.com und @gmail.com entscheidend), und auf Registrieren klicken.
5. Es kommt dann eine Mail von Zoom mit einem Link. Wenn man auf den Link klickt, kann man bei Zoom ein neues Passwort vergeben.
6. Danach kann man sich bei Zoom auch mit der Gmail-Adresse und diesem neuen Passwort anmelden.

Video-Auflösung

Seit dem 23.12.2021 ist das Feature "HD-Video" beim FeG-Zoom-Account aktiviert und damit sind Videoübertragungen in 720p bzw 1080p möglich. Es gibt aber neben der Aktivierung dieser Funktion noch andere Voraussetzungen, die hinter den folgenden Links erläutert werden.

Overview | General requirements

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/207347086-Using-Group-HD-video

System requirements | Bandwidth requirements:

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362023-System-requirements-for-Windows-macOS-and-Linux

More system requirements | Bandwidth recommendations:

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201179966-System-requirements-for-iOS-iPadOS-and-Android

Video enhancements

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115002595343-Improving-poor-video-quality